Eine gut organisierte Videokonferenz trägt aus unserer Erfahrung sehr dazu bei wie die Teilnehmer interagieren und welchen produktiven Output die Videokonferenz konkret leistet.
Für die Planung der Teilnehmer ist die Bereitstellung von Informationen vorab sehr hilfreich, in diesem Blogbeitrag haben wir eine Art Best Practice aus unseren Erfahrungen erstellt.
Eine kurze Nachricht vorab an die Teilnehmer ist häufig Routine, alleine schon um die Agenda mitzuteilen, oder auf externes Personal aufmerksam zu machen.
Sollte es sich um kein Meeting handeln, bei dem bereits eine Routine besteht, könnte es sich lohnen diese Informationen zusätzlich zu der Agenda mitzuteilen.
Wird die Teilnahme mit Webcam erwartet?
Je nach Teilnehmerzahl und Art des Meetings kann es ratsam sein “Präsenz” zu zeigen, die spontane Aufforderung in dem laufenden Meeting kann zu Irritationen führen.
Teilnehmer mit reinem Desktop Pc müssen, wenn die Information nicht vorab vorliegt, unterbrechen um sich um eine Webcam zu bemühen.
Sollte die Videokonferenz aufgezeichnet werden, sollte hier auch darauf hingewiesen werden.
Externe Vorträge und Gäste
Sollte das Meeting externe Personen und Vorträge einschließen, kann vorab mitgeteilt wann und wie Fragen angebracht werden können, und ob beispielsweise Breakout-Sessions pro Fachabteilung vorgesehen sind. Bei unbekannten Gesichtern können die Teilnehmerinformationen um Abteilung und weitere relevante Informationen ergänzt werden.
Externes Personal kann sich so schneller orientieren und der interne Teilnehmerkreis tritt geschlossen und informiert in Erscheinung.
Weitere Informationen
Einwahldaten, die Information ob ein Protokoll anschließend im selben eMail-Verteiler versendet wird, sowie die Regelung wie bei spontaner Absage verfahren wird, können auch eingebunden werden.
Sollten sensible Informationen besprochen werden, kann der Personenkreis der sich im Home Office befindet informiert werden, um Störungen während des Meetings zu vermeiden.
Über den Autor
Luedemann2 arbeitet in agilen Teams für Corporates im Bereich Health, Insurance und projektbezogenen Kontexten.
Für Projekte im digital Marketing und der digitalen Transformation bilden sich pro Projekt kleine interdisziplinäre Teams und realisieren ein zeitoptimiertes Prototyping bis hin zum Launch von Pilots.
Autor von diesem Artikel ist Ernst Lüdemann, Student Digital Business Management und Entrepreneur seit 2018.
